Oldal kiválasztása

avagy ki/mi menedzseli a projekt-portfóliót?

Természetesen nem “vagy”, hanem “és”, de hogy jön ez ide?

PMSZ Építési Tagozat 2012.09.05. - egy kép a vitából

Egy kép a vitából – a szerző kifejt… (c) Csényi Sándor

Tegnap a Projektmenedzsment Szövetség Építési Tagozata megtartotta rendes havi Teadélutánját, melynek témája: “Bevezetés a portfólió-menedzsmentbe”, előadója Raafat Raafat Mohamed volt. Az előadás utáni vitában merült fel, hogy a portfólió-menedzsmentben mi és mennyi a szerepe a támogató eszközöknek és mi marad a nagybetűs Embernek? Ez a kérdésfajta más szakterületen is igen gyakran felmerül, érdemes kissé mögé nézni. De előbb lássuk a konkrét esetet!

Legeslegelőbb nézzük meg a fogalmakat a PMI (Project Management Institute) “Projektportfólió-menedzsment” könyve (Akadémiai Kiadó, 2011) alapján.

Portfólió: projektek vagy programok (több összefüggő projektből álló magasabb egység) és egyéb munkák olyan halmaza, amelyet azért alakítunk ki, hogy elősegítsük ezen munkák hatékony menedzsmentjét a stratégiai üzleti célok elérése érdekében.

Portfólió-menedzsment (ezek után egyszerű): a portfólió komponenseinek koordinált menedzsmentje specifikus szervezeti célok elérése érdekében.

Az egyik szélső álláspont szerint legalábbis kis és közepes cégeknél nincs szükség portfólió-menedzsmentre, mert az emberek eddig is úgy irányították a cég projektjeit, hogy azok együtt a leginkább támogassák a stratégiai célt. (Ezen megközelítés azért többek véleménye szerint csak erősen mérsékelt eredményt hozott.) A másik szélső álláspont, miszerint veszünk egy projektportfólió-menedzser szoftvert, felinstalláljuk, beírjuk a cégünk nevét, címét és adószámát és már le is tudtuk a problémát – szerencsére nem hangzott el, ennyire technokrata és/vagy tapasztalatlan kolléga nem tartózkodott a teremben.

Az persze igaz, hogy egy akármilyen sokat tudó program sem ér semmit az ember nélkül. Először is fel kell tölteni a rendszert értelmes adatokkal. Másodszor a rendszernek megfelelő kérdéseket kell feltenni, amire értelmes válaszok születhetnek. Ezután a válaszok alapján módosítani lehet/kell a projektfolyamatokat, és a születő új adatokat ismét bevinni a rendszerbe. És ez így megy végestelen végig, míg csak a rendszer vagy a vállalat meg nem hal…

Viszont egy jól megszerkesztett eszköz megoldhatóvá tesz emberi erővel megoldhatatlannak tűnő feladatokat is. Az iparban se szeri se száma azoknak a gépeknek, amelyek akkora termelékenységet érnek el olyan magas minőségben, amelyet az emberi erő még csak meg sem közelít. Ki akarna mikroprocesszort faragni önnön kezével? Egy jó portfólió-menedzsment támogató rendszer is csodákat tehet a fentebb vázolt folyamat mindhárom pontján. Például “tudja”, hogy milyen adatok szükségesek a működéséhez.

Miért fontos ez? Kedvenc és sokat idézett tételem szerint egy információs rendszernek feltett kérdésre adott válasz entrópiája legalább akkora, mint a kérdés entrópiája. Másképpen fogalmazva: a válasz információtartalma legfeljebb akkora, mint a kérdésé. Ezt angolul így (is) mondják: Trash in, trash out, és bár régi tapasztalati tényt fogalmaz meg, matematikai logikailag kimondva egészen mellbevágó, ti. nem hagy kivételt… Sajnos bármilyen okosak vagyunk, ha a rendszerben nincs meg valahol (ha máshol nem, a mi fejünkben) az információ, nem fogjuk tudni kinyerni bármilyen ravasz kérdéssel sem.

Ez ellen persze védekezhetünk úgy, hogy (régi jó szokás szerint) “mindent” tárolunk a rendszerben, biztos jó lesz valamire, illetve még nem tudjuk, de mi lesz, ha később mégiscsak kell majd? Az ötlet elsőre jónak tűnik ugyan, de a merevlemez- és memóriagyártókon kívül senkinek sem használ. (Na jó, még a processzorgyártóknak.) Kifelejtjük ilyenkor ugyanis, hogy az adatok nem a nyers formájukban érdekesek igazán, hanem összefüggésekbe, kontextusba helyezve. Ebben segíthet hatalmasat egy a jó iparági gyakorlatokon alapuló információs rendszer, amely ebben kész megközelítési módokat ad.

További jó tulajdonsága egy egységes rendszernek, hogy az említett adatokat egységesen várja a hozzá tartozó projektektől. Ez már önmagában is nagyban emeli a teljes szervezet munkájának áttekinthetőségét, így még akkor is célszerű ragaszkodni az egyes projektek egységes adatszolgáltatásához, ha egyébként azokat különböző módszerekkel, különböző projektmenedzsment eszközöket használva vezetik (sőt, még akkor is, ha a portfólió-menedzsment eszközünk csak bevezetés, esetleg csak elgondolás alatt áll, vagy éppen saját belső neuronhálózatunkkal szimuláljuk).

Az adatok értékelése, a belőlük feltárható összefüggések és levonható következtetések is lényegesen egyszerűbben elérhetők egy megfelelő eszköz által. Az ezekből eredeztethető változtatási igények persze már túlmutatnak akár a legfejlettebb rendszer keretein is, itt már kulcsszerepe van az emberi tapasztalatnak (és elszántságnak).

A fenti okfejtésben igyekeztem kerülni a projektmenedzsment-specifikus megfogalmazást, talán így könnyebben kiviláglik, hogy a megközelítésem más tárgyra is épp így alkalmazható. Ha tehát módunk (na meg pénzünk) van rá, feltétlenül használjuk a modern informatika által nyújtott eszközöket (nemcsak) a portfóliómenedzsmentben, mert igaz, hogy időigényes a megtanulásuk, de az így eltöltött idő többszörösen visszatérül a használat során, és olyan új minőséget érhetünk el, amelyet saját emberi elménkkel önmagában meg sem közelíthetünk (de még bizottságok által sem!).

Jegyzetek:

A fenti okfejtés olyan szépen ért véget, hogy kénytelen voltam itt lezárni, de azért még megemlítenék két rendszert (természetesen mindkettő a gyártója szerint tökéletes, egyedülálló, de mindenképpen piacvezető). Van még több is, inkább csak az illusztráció céljából adom meg ezt a kettőt:

Oracle Primavera: http://www.oracle.com/us/products/applications/primavera/overview/index.html

IBM Rational Focal Point és Insight: http://www-142.ibm.com/software/products/us/en/subcategory/SW44B