Eszköz vagy ember?

avagy ki/mi menedzseli a projekt-portfóliót?

Természetesen nem “vagy”, hanem “és”, de hogy jön ez ide?

PMSZ Építési Tagozat 2012.09.05. - egy kép a vitából

Egy kép a vitából – a szerző kifejt… (c) Csényi Sándor

Tegnap a Projektmenedzsment Szövetség Építési Tagozata megtartotta rendes havi Teadélutánját, melynek témája: “Bevezetés a portfólió-menedzsmentbe”, előadója Raafat Raafat Mohamed volt. Az előadás utáni vitában merült fel, hogy a portfólió-menedzsmentben mi és mennyi a szerepe a támogató eszközöknek és mi marad a nagybetűs Embernek? Ez a kérdésfajta más szakterületen is igen gyakran felmerül, érdemes kissé mögé nézni. De előbb lássuk a konkrét esetet!

Legeslegelőbb nézzük meg a fogalmakat a PMI (Project Management Institute) “Projektportfólió-menedzsment” könyve (Akadémiai Kiadó, 2011) alapján.

Portfólió: projektek vagy programok (több összefüggő projektből álló magasabb egység) és egyéb munkák olyan halmaza, amelyet azért alakítunk ki, hogy elősegítsük ezen munkák hatékony menedzsmentjét a stratégiai üzleti célok elérése érdekében.

Portfólió-menedzsment (ezek után egyszerű): a portfólió komponenseinek koordinált menedzsmentje specifikus szervezeti célok elérése érdekében.

Az egyik szélső álláspont szerint legalábbis kis és közepes cégeknél nincs szükség portfólió-menedzsmentre, mert az emberek eddig is úgy irányították a cég projektjeit, hogy azok együtt a leginkább támogassák a stratégiai célt. (Ezen megközelítés azért többek véleménye szerint csak erősen mérsékelt eredményt hozott.) A másik szélső álláspont, miszerint veszünk egy projektportfólió-menedzser szoftvert, felinstalláljuk, beírjuk a cégünk nevét, címét és adószámát és már le is tudtuk a problémát – szerencsére nem hangzott el, ennyire technokrata és/vagy tapasztalatlan kolléga nem tartózkodott a teremben.

Az persze igaz, hogy egy akármilyen sokat tudó program sem ér semmit az ember nélkül. Először is fel kell tölteni a rendszert értelmes adatokkal. Másodszor a rendszernek megfelelő kérdéseket kell feltenni, amire értelmes válaszok születhetnek. Ezután a válaszok alapján módosítani lehet/kell a projektfolyamatokat, és a születő új adatokat ismét bevinni a rendszerbe. És ez így megy végestelen végig, míg csak a rendszer vagy a vállalat meg nem hal…

Viszont egy jól megszerkesztett eszköz megoldhatóvá tesz emberi erővel megoldhatatlannak tűnő feladatokat is. Az iparban se szeri se száma azoknak a gépeknek, amelyek akkora termelékenységet érnek el olyan magas minőségben, amelyet az emberi erő még csak meg sem közelít. Ki akarna mikroprocesszort faragni önnön kezével? Egy jó portfólió-menedzsment támogató rendszer is csodákat tehet a fentebb vázolt folyamat mindhárom pontján. Például “tudja”, hogy milyen adatok szükségesek a működéséhez.

Miért fontos ez? Kedvenc és sokat idézett tételem szerint egy információs rendszernek feltett kérdésre adott válasz entrópiája legalább akkora, mint a kérdés entrópiája. Másképpen fogalmazva: a válasz információtartalma legfeljebb akkora, mint a kérdésé. Ezt angolul így (is) mondják: Trash in, trash out, és bár régi tapasztalati tényt fogalmaz meg, matematikai logikailag kimondva egészen mellbevágó, ti. nem hagy kivételt… Sajnos bármilyen okosak vagyunk, ha a rendszerben nincs meg valahol (ha máshol nem, a mi fejünkben) az információ, nem fogjuk tudni kinyerni bármilyen ravasz kérdéssel sem.

Ez ellen persze védekezhetünk úgy, hogy (régi jó szokás szerint) “mindent” tárolunk a rendszerben, biztos jó lesz valamire, illetve még nem tudjuk, de mi lesz, ha később mégiscsak kell majd? Az ötlet elsőre jónak tűnik ugyan, de a merevlemez- és memóriagyártókon kívül senkinek sem használ. (Na jó, még a processzorgyártóknak.) Kifelejtjük ilyenkor ugyanis, hogy az adatok nem a nyers formájukban érdekesek igazán, hanem összefüggésekbe, kontextusba helyezve. Ebben segíthet hatalmasat egy a jó iparági gyakorlatokon alapuló információs rendszer, amely ebben kész megközelítési módokat ad.

További jó tulajdonsága egy egységes rendszernek, hogy az említett adatokat egységesen várja a hozzá tartozó projektektől. Ez már önmagában is nagyban emeli a teljes szervezet munkájának áttekinthetőségét, így még akkor is célszerű ragaszkodni az egyes projektek egységes adatszolgáltatásához, ha egyébként azokat különböző módszerekkel, különböző projektmenedzsment eszközöket használva vezetik (sőt, még akkor is, ha a portfólió-menedzsment eszközünk csak bevezetés, esetleg csak elgondolás alatt áll, vagy éppen saját belső neuronhálózatunkkal szimuláljuk).

Az adatok értékelése, a belőlük feltárható összefüggések és levonható következtetések is lényegesen egyszerűbben elérhetők egy megfelelő eszköz által. Az ezekből eredeztethető változtatási igények persze már túlmutatnak akár a legfejlettebb rendszer keretein is, itt már kulcsszerepe van az emberi tapasztalatnak (és elszántságnak).

A fenti okfejtésben igyekeztem kerülni a projektmenedzsment-specifikus megfogalmazást, talán így könnyebben kiviláglik, hogy a megközelítésem más tárgyra is épp így alkalmazható. Ha tehát módunk (na meg pénzünk) van rá, feltétlenül használjuk a modern informatika által nyújtott eszközöket (nemcsak) a portfóliómenedzsmentben, mert igaz, hogy időigényes a megtanulásuk, de az így eltöltött idő többszörösen visszatérül a használat során, és olyan új minőséget érhetünk el, amelyet saját emberi elménkkel önmagában meg sem közelíthetünk (de még bizottságok által sem!).

Jegyzetek:

A fenti okfejtés olyan szépen ért véget, hogy kénytelen voltam itt lezárni, de azért még megemlítenék két rendszert (természetesen mindkettő a gyártója szerint tökéletes, egyedülálló, de mindenképpen piacvezető). Van még több is, inkább csak az illusztráció céljából adom meg ezt a kettőt:

Oracle Primavera: http://www.oracle.com/us/products/applications/primavera/overview/index.html

IBM Rational Focal Point és Insight: http://www-142.ibm.com/software/products/us/en/subcategory/SW44B

2 hozzászólás a(z) “Eszköz vagy ember?” bejegyzéshez

  1. Juhos Margit

    Egy nagyon fontos gondolatot szeretnék kiemelni: “időigényes a megtanulásuk”!
    gyakran nem értem, miért hiszi sok kollégánk azt, hoyg feltelepít egy eszköszt (jót, levésbé jót), és az majd megoldja a problémáit. Gyakran követjüt el azt a hibát, hogy ha van egy eszközünk, ami nem hozza az elvárt eredmányt, akkor meg sem próbáljuk megtanulni, hogy mit tud, aztán kihozni belőle azt, amit abból lehet – ehelyett keresünk egy másik eszköszt, felrakjuk, azt se tanujuk meg, de az erőfeszítéssel, amivel bevezettük, a régiből akár jó eredmányeket is kapnánk. Mert a rendszerek gyakran sokat tudnak is abból, amit ígérnek…
    És a fentiek nem csak a protfoló-menedzsment szeközökre vonatkoznak.

    Válasz
  2. Horváth György

    Kedves Margit!
    Nem a hozzértők számára gond ez a probléma, hanem a vezetők számára.
    (Volt egy főnököm, aki leült az eszköz mellé, megnyitottam és azt kérdezte, hogy hol van ebben a ház?)
    Ahoz hogy az eszköz működjön (pláne a dobozba vásárolt) azt testre kell szabni (rendeteg idővel ereniával, költséggel), meg kell határozni hozzá a testreszabott metologiát, stb., magát az alapeszöz és a testreszabott használatát meg kell tanítani (csak gondoljon bele esetenkét akár 100 főnek is), amely elveszi azt az értékes munkidőt.
    Vagyis, ez is egy projekt, amelyet ha nem jól terveznek meg, nem rendelik hozzá a megfelelő költségeket, nem biztosítják hozzá a tanulás feltételei, akkor abból semmi sem lesz!
    Mi csak erről beszéltünk, szeptember 5-én!

    Válasz

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Feladvány a továbblépéshez *